Die zentralen betrieblichen Prozesse innerhalb der SPREEAKADEMIE umfassen vor allem das Vorbereiten, Durchführen und Nachbereiten von Bildungsveranstaltungen. In der Vergangenheit wurde dazu viele Prozessschritte händisch erledigt, was für uns einen hohen Zeit- und damit auch Kostenaufwand bedeutete. Um in diesem Bereich effizienter zu werden haben wir uns entschieden, diese Prozesse weitgehend zu digitalisieren.

Da dies mit einem großen finanziellen Aufwand verbunden ist haben wir uns bei der Investionsbank des Landes Brandenburg nach Fördermöglichkeiten umgeschaut. Nach entsprechender Beratung sind wir hier auf das Förderprogramm “BIG-Digital-Implementierung und Schulung” aufmerksam geworden und haben einen entsprechenden Antrag eingereicht.

Nach der vorläufigen Bewilligung der Zuwendung in Höhe von 50% der Gesamtkosten konnten wir das Unternehmen 5 Knoten aus Leipzig mit der Programmierung eines CRM-Systems in Anbindung an unsere Webseite beauftragen. Für 5 Knoten sprach deren jahrelange Erfahrung in der Beratung und Begleitung von gemeinnützigen Vereinen und Sozialunternehmen. Als Software wurde uns die OpenSource-Lösung CiviCRM empfohlen, ein Programm das eine besonders große User-Community hat und entsprechend ständig weiterentwickelt wird. Da wir uns nicht von einem einzelnen Software-Anbieter abhängig machen wollten entschieden wir uns, Civi-CRM auch bei uns einzusetzen.

Zwischen April und September 2021 wurde die Software dann bei der SPREEAKADEMIE als Cloud-Software implementiert. Dazu mussten viele interne Abläufe reflektiert, angepasst und anschließend auf die Software übertragen werden. In zahlreichen Testläufen haben wir dann die sehr umfangreichen Funktionen von Civi-CRM ausprobiert und auftretende Probleme mit der großartigen Unterstützung von 5Knoten beheben können. Zum Schluss gab es dann noch eine intensive Schulung zu den verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten von CiviCRM, viele davon werden wir wohl erst im Verlauf der nächsten Monate praktisch nutzen.

Aber schon jetzt ist die Anmeldung zu unseren Veranstaltungen online möglich und der Verwaltungsaufwand hat sich spürbar reduziert. Dank der nun gut gefüllten Kontaktdatenbank können wir nun auch unkompliziert unseren Newsletter an alle Interessent*innen versenden. Wer Interesse hat – hier geht’s direkt zur Online-Registrierung für unseren Newsletter!