Projektentwicklung und -management

Sie erkennen in Ihrer Kommune einen Bildungsbedarf, haben eine Idee für eine Seminarreihe, wissen aber nicht, wie Sie genau anfangen können? Die SPREEAKADEMIE unterstützt Sie dabei, aus einer Idee ein erfolgreiches Projekt werden zu lassen!

Wir führen seit vielen Jahren projektbasiert Seminare, Workshops, Tagungen und Lernreisen durch. Daher haben wir umfassende Erfahrungen in der Planung und Organisation von einzelnen Veranstaltungen aber auch komplexen Projekten. Bei der Projektentwicklung und dem Projektmanagement orientieren wir uns im Wesentlichen an folgenden Leistungsphasen:

1. Analyse der Rahmenbedingungen
   Damit eine einzelne Veranstaltung oder auch ein ganzes Projekt erfolgreich umgesetzt werden können steht für uns die Analyse der Rahmenbedingungen am Anfang. In Gesprächen mit den zentralen Akteur*innen klären wir daher zunächst Art und Umfang des geplanten Vorhabens sowie die gemeinsame Interessenslage. Im Anschluss eruieren wir die weiterhin zu beteiligenden Akteur*innen, deren tatsächliche Bildungsbedarfe sowie zur Verfügung stehende Ressourcen.
   
   
2. Klärung der Ziele, Maßnahmen und der Wirkung
   Ein Vorhaben kann nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn dessen eigentliche Ziele im Sinne einer gewünschten Wirkung vorab definiert wurde. Wir helfen Ihnen daher dabei, möglichst konkrete und auch realistische Ziele für Ihr Vorhaben zu definieren. Im Kern geht es dabei die Frage: Was wollen und können Sie mit Ihrer Veranstaltung / Ihrem Projekt bei der jeweiligen Zielgruppe erreichen? Wir unterstützen Sie dabei, auf diese Frage mindestens eine Antwort zu finden. Auch beim Festlegen geeigneter Maßnahmen, Meilensteine und Projektindikatoren stehen wir Ihnen gern zur Seite. Soweit möglich nutzen wir dazu auch zielgruppenspezifische Beteiligungsformate, so dass die tatsächlichen Bedarfe der Zielgruppe schon bei der Planung der Maßnahmen ausreichend berücksichtigt werden.
   
   
3. Ressourcenplanung
   Stehen die Ziele und Maßnahmen fest erarbeiten wir für Ihr Vorhaben eine möglichst detaillierte Ressourcenplanung. Dies ist eine sehr hilfreiche Vorarbeit für das spätere Projekt-Controlling. Zudem erkennen Sie so schon sehr frühzeitig, welche Ausgabepositionen Ihre Kostentreiber sind und wo Einsparpotentiale bestehen. Oftmals hilft eine Ressourcenplanung auch, die Durchführung eines Vorhabens noch einmal neu zu strukturieren und ggf. Maßnahmen anzupassen.
   
   
4. Mittelakquise
   Spätestens in dieser Phase der Projektentwicklung tragen wir geeignete Finanzierungsquellen zusammen. Wir berücksichtigen dabei verschiedene Förderrichtlinien wie z.B. auf der Landes-, Bundes- und EU-Ebene und neben öffentlichen auch private Mittelgeber*innen. Ist eine passende Finanzierungsquelle gefunden begleiten wir Sie auch beim Erstellen und Einreichen der Antragsunterlagen sowie beim kompletten Bewilligungsverfahren.
   
   
5. Projektumsetzung und -management
   Wurde Ihr Vorhaben von einem oder auch mehreren Mittelgeber*innen bewilligt klären wir mit Ihnen zunächst alle Pflichten und ggf. Projektänderungen, die sich aus dem Zuwendungsbescheid und den jeweiligen Nebenbestimmungen ergeben. Sofern notwendig werden jetzt auch Zeitpläne aktualisiert und Verantwortlichkeiten für die Projektdurchführung angepasst. Da eine gute Kommunikation in Projekten die wichtigste Basis für deren Erfolg ist werden zu Beginn auch hierfür ggf. noch Regeln vereinbart.
   Auf Grundlage der im Projektantrag definierten Ziele werden im Anschluss die geplanten Maßnahmen von uns umgesetzt. Dabei halten wir Sie als Auftraggeber*in auf dem Laufenden und stimmen zentrale Entscheidungen mit Ihnen ab. Eine angemessene Dokumentation aller Maßnahmen, ein solides Controlling und Budgetmanagement, das Einhalten der Berichtspflichten sowie die projektbegleitende Öffentlichkeitsarbeit sind ebenfalls Aufgabenbereiche, die wir im Rahmen der Projektumsetzung für Sie übernehmen.
   Da Projekte selten ganz nach Plan ablaufen gehören für uns regelmäßige Feedbackrunden mit allen Beteiligten zu einem guten Management dazu. Sofern notwendig werden dann auch strategische Anpassungen in der Projektumsetzung festgelegt und ggf. mit den Mittelgeber*innen abgestimmt.
   
   
6. Projektabschluss
   Sofern das Evaluieren der durchgeführten Maßnahmen nicht schon Bestandteil der Projektumsetzung war erfolgt dies zum Ende des Vorhabens. Dabei werden anhand der zuvor definierten Zielindikatoren die tatsächlich erreichte Wirkung bzw. die Projektziele reflektiert. Haben sich im Projektverlauf weitere Bildungsbedarfe bei den Zielgruppen ergeben werden diese dokumentiert. Die Ergebnisse daraus fließen in den Verwendungsnachweis zum Projekt ein, der zumeist aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis besteht.

Wenn Sie Fragen zur Projektentwicklung oder einer dieser Leistungsphasen haben schreiben Sie uns gern eine E-Mail oder rufen Sie uns an!